Khazanah Arsip dan Koleksi Perpustakaan


Kearsipan dan Perpustakaan, meskipun di hampir seluruh Indonesia berada dibawah satu organisasi, namun keduanya tetap dua unit kerja yang memiliki tugas pokok dan fungsi masing masing yang berbeda. Unit kerja Kearsipan tugas pokoknya mengelola Arsip baik arsip Dinamis maupun arsip Statis, sedangkan Perpustakaan mengelola bahan bahan perpustakaan seperti buku, majalah, koran, jurnal dan lain lain. Kearsipan dan Perpustakaan keduanya mengelola Informasi, sehingga pemerintah provinsi pada masa otonomi daerah tahun 2000 menggabungkan keduanya. Begitupula pemerintah Kabupaten / Kota, sejak berlakunya Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 yang mengatur pendirian dan pengelolaan lembaga kearsipan, juga lebih memilih menggabungkan kedua unit kerja tersebut.

Di unit kearsipan istilah “khazanah” digunakan untuk merujuk ke bahan atau materi yang dikelola dan dilayankan untuk masyarakat, sebagaimana kata “koleksi” untuk perpustakaan. Mengapa bukan koleksi untuk Arsip? Pertama karena Arsip pada dasarnya tidak di koleksi (to collect) seperti halnya buku di Perpustakaan. Arsip adalah endapan informasi dari suatu sistem administrasi perkantoran. Arsip tercipta dengan sendirinya, seiring berjalannya sistem administrasi suatu organisasi atau lembaga. Melalui proses pengelolaan mulai dari Arsip Dinamis Aktif, Dinamis In-aktif sampai menjadi Arsip Statis dan disimpan dilembaga kearsipan. Sementara kata ‘koleksi’ ditujukan kepada bahan atau materi bacaan baik berupa buku, jurnal, surat kabar, dan lain lain yang dikelola dan dilayankan untuk masyarakat. Sumber sumber informasi tersebut memang di koleksi, dikumpulkan, meskipun prosesnya ada yang melalui pembelian, hibah, bantuan, sumbangan dan lain lain, namun istilah Koleksi itulah yang digunakan.

Kata ‘khazanah’ (dengan ‘z’ bukan ‘s’ sesuai dengan KBBI) berasal dari bahasa Arab yang artinya “perbendaharaan atau kekayaan”. Jika kita mendengar kalimat khazanah budaya Bugis artinya adalah kekayaan budaya Bugis. Buku buku Inventaris Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sulawesi Selatan, semua berjudul “Khazanah Arsip + nama daerah”, misalnya ‘Khazanah Arsip Makassar’, ‘Khazanah Arsip Negara Indonesia Timur’ dan lain lainnya. Arti lain dari khazanah adalah ‘brankas’ tempat menyimpan harta / kekayaan. Arsip Nasional RI (ANRI) yang secara teknis adalah  induk organisasi kearsipan seluruh Indonesia yang menggunakan istilah ‘khazanah’ pada awalnya. Arsip Nasional Wilayah (ANRI Wil.) Sulsel berdiri pada tahun 1970an dan merupakan Lembaga Kearsipan kedua di Indonesia, istilah inipun digunakan.

Lalu apa saja yang menjadi khazanah Arsip dan apa saja yang menjadi koleksi Perpustakaan? Khazanah Arsip adalah kumpulan arsip atau jumlah keseluruhan arsip yang berasal dari berbagai pencipta arsip dan disimpan di lembaga kearsipan. Khazanah Arsip secara umum terbagi menjadi 4 jenis yaitu Arsip Tekstual, Arsip Audio-Visual (arsip pandang-dengar), Arsip Kartografik dan Kearsitekturan, dan Arsip Elektronik. Namun karena kondisi lembaga kearsipan dihampir seluruh provinsi dan kabupaten/kota belum lama didirikan, maka kebanyakan hanya memiliki khazanah arsip tekstual. Namun ada juga sejumlah lembaga kearsipan kabupaten/kota yang sudah memiliki khazanah arsip elektronik dan audio-visual.

Sementara itu sesuai dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan disebutkan bahwa Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan karya rekam, secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. Kita perlu menggaris-bawahi kalimat “dalam berbagai media” yang tentu dimaksudkan bahwa apapun bentuk medianya, kertas, elektronik, audio-visual dan lain lain, semua dapat disimpan dan dikelola sebagai koleksi perpustakaan.

Arsip sudah jelas menjadi khazanah Arsip di unit kerja Kearsipan dan buku buku adalah koleksi perpustakaan. Bagaimana dengan format atau bentuk informasi lainnya seperti Film, Koran (Surat Kabar), Naskah kuno , kaset / CD musik, Foto dan lain lainnya? Apakah sumber sumber informasi ini dikelola di unit Kearsipan atau Unit Perpustakaan?

Dari pengalaman saya selama lebih dari 20 tahun di unit Kearsipan dan pengalaman berinteraksi dengan perpustakaan di Indonesia maupun di luar negeri maka penjelasannya sebagai berikut:

-     Film: film dapat dikelola baik di Perpustakaan maupun di Kearsipan, tergantung dari jenis filmnya. Film film komersil, film yang dibuat untuk tujuan komersil, untuk mendapatkan keuntungan dan diputar di bioskop bioskop, itu menjadi koleksi Perpustakaan. Contoh film komersil misalnya, film Ratu Pantai Selatan, Ada Apa Dengan Cinta, Catatan Si Boy, Badai Pasti Berlalu, Saur Sepuh, Satria Bergitar, Maju Kena Mundur Kena, dan lain lain.  Sementara film film documenter, yang biasanya dibuat oleh pemerintah, yang dananya dari uang negara, yang tidak diputar di Bioskop tapi biasanya di TV pada acara berita, maka akan disimpan dan dikelola di unit Kearsipan, menjadi khazanah Arsip pandang-dengar (Audio-Visual). Contoh film documenter misalnya, film Pengresmian sebuah gedung, Pembukaan Pekan Olah Raga Nasional, Pelantikan Presiden dan Wakil Presiden, Kunjungan Kerja pejabat negara kesuatu daerah atau negara, dan lain lain.

-     Naskah kuno. Naskah kuno, dari sisi informasinya, dapat dikelola di Kearsipan juga di unit Perpustakaan. Dari sisi fisik-nya, maka naskah kuno dikelola oleh Museum. Jika kita berkunjung ke Perpustakaan Nasional RI, Arsip Nasional RI, dan Museum Nasional, maka kita dapat menemukan adanya banyak naskah naskah kuno pada ketiga lembaga tersebut.

-     Koran. Koran / Surat Kabar dikelola oleh Perpustakaan. Di unit Kearsipan Dispus-Arsip Sulawesi Selatan juga banyak koran tua (1940an, 1950an) yang dapat diakses lewat Khazanah Arsip Arsip Pribadi tokoh masyarakat. Untuk preservasi dan kemudahan akses, koran seharusnya di alihmediakan ke format digital.

-     Kaset dan CD Musik atau dalam format lainnya, dikelola di Perpustakaan. Musik apa saja yang harus dikelola di Perpustakaan? Dari pengalaman saya di Perpustakaan di luar-negeri, musik yang dikoleksi di perpustakaan perpustakaan umum adalah musik tradisional, yang sudah langka yang sudah jarang orang memainkannya, yang alat musiknya sudah susah didapat, dan musiknya susah ditemukan lagi. Di unit Kearsipan, ada beberapa kaset audio berisi informasi Sejarah Lisan (Oral History) dan Rapat Dengar Pendapat DPRD. Sejarah Lisan ini, juga dikelola di Perpustakaan Nasional, selain di Arsip Nasional. Ada juga yang disebut Tradisi Lisan, yang dikelola oleh perpustakaan.

-     Foto: Foto atau Still Images dapat dikelola di unit Kearsipan maupun Perpustakaan. Di Arsip Nasional RI, khazanah Arsip foto sangat banyak dan umumnya adalah foto foto perjuangan, kegiatan presiden, kegiatan kenegaraan, dan juga banyak foto dokumentasi peristiwa budaya. Perpustakaan Nasional pun banyak memiliki koleksi foto foto kenegaraan dan foto budaya. Saya belum menemukan perbedaan mendasar antara jenis foto yang harus dikelola di Unit Perpustakaan dan yang harus dikelola di Unit Kearsipan. Jika kita mengikuti akun Facebook Arsip Nasional dan Perpustakaan Nasional, keduanya sering mengunggah berbagai foto tua dengan berbagai tema.

Koleksi Perpustakaan harus terus berinovasi dan dikembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi terkini. Demikian pula khazanah Arsip yang harus mengikuti perkembangan zaman. Jika tidak, maka akan banyak informasi yang tak akan dapat diakses dimasa depan, karena dampak perkembangan teknologi yang demikian pesat beberapa dekadae terakhir.

 

 


Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Tim Pembinaan Perpustakaan Untuk Layanan Lebih Baik

Pembinaan Perpustakaan adalah salah satu upaya pemerintah meningkatkan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum, sehingga layanan perpust...

Popular Posts