Kearsipan dan
Perpustakaan, meskipun di hampir seluruh Indonesia berada dibawah satu
organisasi, namun keduanya tetap dua unit kerja yang memiliki tugas pokok dan
fungsi masing masing yang berbeda. Unit kerja Kearsipan tugas pokoknya
mengelola Arsip baik arsip Dinamis maupun arsip Statis, sedangkan Perpustakaan
mengelola bahan bahan perpustakaan seperti buku, majalah, koran, jurnal dan
lain lain. Kearsipan dan Perpustakaan keduanya mengelola Informasi, sehingga
pemerintah provinsi pada masa otonomi daerah tahun 2000 menggabungkan keduanya.
Begitupula pemerintah Kabupaten / Kota, sejak berlakunya Undang Undang Nomor 43
Tahun 2009 yang mengatur pendirian dan pengelolaan lembaga kearsipan, juga
lebih memilih menggabungkan kedua unit kerja tersebut.
Di unit
kearsipan istilah “khazanah” digunakan untuk merujuk ke bahan atau materi yang
dikelola dan dilayankan untuk masyarakat, sebagaimana kata “koleksi” untuk
perpustakaan. Mengapa bukan koleksi untuk Arsip? Pertama karena Arsip pada
dasarnya tidak di koleksi (to collect)
seperti halnya buku di Perpustakaan. Arsip adalah endapan informasi dari suatu
sistem administrasi perkantoran. Arsip tercipta dengan sendirinya, seiring
berjalannya sistem administrasi suatu organisasi atau lembaga. Melalui proses
pengelolaan mulai dari Arsip Dinamis Aktif, Dinamis In-aktif sampai menjadi
Arsip Statis dan disimpan dilembaga kearsipan. Sementara kata ‘koleksi’
ditujukan kepada bahan atau materi bacaan baik berupa buku, jurnal, surat kabar,
dan lain lain yang dikelola dan dilayankan untuk masyarakat. Sumber sumber
informasi tersebut memang di koleksi, dikumpulkan, meskipun prosesnya ada yang
melalui pembelian, hibah, bantuan, sumbangan dan lain lain, namun istilah
Koleksi itulah yang digunakan.
Kata ‘khazanah’
(dengan ‘z’ bukan ‘s’ sesuai dengan KBBI) berasal dari bahasa Arab yang artinya
“perbendaharaan atau kekayaan”. Jika kita mendengar kalimat khazanah budaya
Bugis artinya adalah kekayaan budaya Bugis. Buku buku Inventaris Arsip di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Sulawesi Selatan, semua berjudul “Khazanah Arsip +
nama daerah”, misalnya ‘Khazanah Arsip Makassar’, ‘Khazanah Arsip Negara
Indonesia Timur’ dan lain lainnya. Arti lain dari khazanah adalah ‘brankas’
tempat menyimpan harta / kekayaan. Arsip Nasional RI (ANRI) yang secara teknis
adalah induk organisasi kearsipan
seluruh Indonesia yang menggunakan istilah ‘khazanah’ pada awalnya. Arsip
Nasional Wilayah (ANRI Wil.) Sulsel berdiri pada tahun 1970an dan merupakan
Lembaga Kearsipan kedua di Indonesia, istilah inipun digunakan.
Lalu apa saja
yang menjadi khazanah Arsip dan apa saja yang menjadi koleksi Perpustakaan? Khazanah
Arsip adalah kumpulan arsip atau jumlah keseluruhan arsip yang berasal dari
berbagai pencipta arsip dan disimpan di lembaga kearsipan. Khazanah Arsip secara umum terbagi menjadi 4 jenis yaitu Arsip Tekstual,
Arsip Audio-Visual (arsip pandang-dengar), Arsip Kartografik dan
Kearsitekturan, dan Arsip Elektronik. Namun karena kondisi lembaga kearsipan
dihampir seluruh provinsi dan kabupaten/kota belum lama didirikan, maka
kebanyakan hanya memiliki khazanah arsip tekstual. Namun ada juga sejumlah
lembaga kearsipan kabupaten/kota yang sudah memiliki khazanah arsip elektronik
dan audio-visual.
Sementara itu sesuai dengan Undang Undang
Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan disebutkan bahwa Perpustakaan adalah
institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan karya rekam, secara
profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan,
penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Koleksi
perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak,
dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang
dihimpun, diolah, dan dilayankan. Kita perlu menggaris-bawahi kalimat “dalam
berbagai media” yang tentu dimaksudkan bahwa apapun bentuk medianya, kertas,
elektronik, audio-visual dan lain lain, semua dapat disimpan dan dikelola sebagai
koleksi perpustakaan.
Arsip sudah
jelas menjadi khazanah Arsip di unit kerja Kearsipan dan buku buku adalah
koleksi perpustakaan. Bagaimana dengan format atau bentuk informasi lainnya
seperti Film, Koran (Surat Kabar), Naskah kuno , kaset / CD musik, Foto dan lain lainnya? Apakah sumber sumber informasi ini
dikelola di unit Kearsipan atau Unit Perpustakaan?
Dari pengalaman
saya selama lebih dari 20 tahun di unit Kearsipan dan pengalaman berinteraksi
dengan perpustakaan di Indonesia maupun di luar negeri maka penjelasannya sebagai berikut:
- Film: film dapat
dikelola baik di Perpustakaan maupun di Kearsipan, tergantung dari jenis
filmnya. Film film komersil, film yang dibuat untuk tujuan komersil, untuk
mendapatkan keuntungan dan diputar di bioskop bioskop, itu menjadi koleksi
Perpustakaan. Contoh film komersil misalnya, film Ratu Pantai Selatan, Ada Apa Dengan Cinta, Catatan Si Boy, Badai Pasti
Berlalu, Saur Sepuh, Satria Bergitar, Maju Kena Mundur Kena, dan lain
lain. Sementara film film documenter,
yang biasanya dibuat oleh pemerintah, yang dananya dari uang negara, yang tidak
diputar di Bioskop tapi biasanya di TV pada acara berita, maka akan disimpan
dan dikelola di unit Kearsipan, menjadi khazanah Arsip pandang-dengar
(Audio-Visual). Contoh film documenter misalnya, film Pengresmian sebuah
gedung, Pembukaan Pekan Olah Raga Nasional, Pelantikan Presiden dan Wakil
Presiden, Kunjungan Kerja pejabat negara kesuatu daerah atau negara, dan lain
lain.
- Naskah kuno. Naskah
kuno, dari sisi informasinya, dapat dikelola di Kearsipan juga di unit Perpustakaan.
Dari sisi fisik-nya, maka naskah kuno dikelola oleh Museum. Jika kita
berkunjung ke Perpustakaan Nasional RI, Arsip Nasional RI, dan Museum Nasional,
maka kita dapat menemukan adanya banyak naskah naskah kuno pada ketiga lembaga
tersebut.
- Koran. Koran / Surat
Kabar dikelola oleh Perpustakaan. Di unit Kearsipan Dispus-Arsip Sulawesi
Selatan juga banyak koran tua (1940an, 1950an) yang dapat diakses lewat
Khazanah Arsip Arsip Pribadi tokoh masyarakat. Untuk preservasi dan kemudahan
akses, koran seharusnya di alihmediakan ke format digital.
- Kaset dan CD Musik atau dalam format
lainnya, dikelola di Perpustakaan. Musik apa
saja yang harus dikelola di Perpustakaan? Dari pengalaman
saya di Perpustakaan di luar-negeri, musik yang dikoleksi
di perpustakaan perpustakaan umum adalah musik tradisional, yang
sudah langka yang sudah jarang orang memainkannya, yang alat musiknya sudah
susah didapat, dan musiknya susah ditemukan lagi. Di unit Kearsipan, ada
beberapa kaset audio berisi informasi Sejarah Lisan (Oral History) dan Rapat Dengar Pendapat DPRD. Sejarah Lisan ini,
juga dikelola di Perpustakaan Nasional, selain di Arsip Nasional. Ada juga yang
disebut Tradisi Lisan, yang dikelola oleh perpustakaan.
- Foto: Foto atau Still
Images dapat dikelola di unit Kearsipan maupun Perpustakaan. Di Arsip
Nasional RI, khazanah Arsip foto sangat banyak dan umumnya adalah foto foto
perjuangan, kegiatan presiden, kegiatan kenegaraan, dan juga banyak foto
dokumentasi peristiwa budaya. Perpustakaan Nasional pun banyak memiliki koleksi
foto foto kenegaraan dan foto budaya. Saya belum menemukan perbedaan mendasar antara
jenis foto yang harus dikelola di Unit Perpustakaan dan yang harus dikelola di
Unit Kearsipan. Jika
kita mengikuti akun Facebook Arsip Nasional dan Perpustakaan Nasional, keduanya
sering mengunggah berbagai foto tua dengan berbagai tema.
Koleksi Perpustakaan harus terus berinovasi
dan dikembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi terkini. Demikian pula
khazanah Arsip yang harus mengikuti perkembangan zaman. Jika tidak, maka akan
banyak informasi yang tak akan dapat diakses dimasa depan, karena dampak
perkembangan teknologi yang demikian pesat beberapa dekadae terakhir.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar